Asioiden aikatauluttaminen ja aikasyöppöjen minimointi
Ajankäytön hallinnassa oleellinen asia on aikasyöppöjen tehtävien minimointi. Aikaa tuhraantuu usein sellaisiin tehtäviin jotka tuntuvat tärkeitä tai ovat olevinaan välttämättömiä ja kuluttavat ison lohkon arvokasta tilaa kalenterista tuottavien tehtävien kustannuksella. Syitä voi olla monia siihen mistä aikasyöpöt syntyvät. Asiantilaan on kuitenkin mahdollista vaikuttaa harjoittelemalla aikatauluttamista sekä tarkastelemalla yrityksen tavoitteita päämäärätietoisesta näkökulmasta.
Aikataulujen aikasyöppöjä on monenlaisia:
Aikatauluttaminen vaatii viitseliäisyyttä ja jämptiä suunnitelmallisuutta. On pitkän tähtäimen tavoitteet, seuraavan viikon tavoitteet, huomisen päivän tavoitteet ja kaikkien projektien aikarajat. Kaikkien aikataulutettujen tehtävien pitää johtaa määritettyihin tavoitteisiin. Jos tehtävän suorittaminen ei tue jotakin tavoitetta, se on turha ja sitä ei tarvitse suorittaa. Muutostenhallintaa eli aikataulujen ylläpitoa ei saa unohtaa vaikka sekin osaltaan syö aikaa.
Priorisointi auttaa osaltaan myös aikasyöppöjen haltuun ottamisessa. Tavoitteet olisi asiallista priorisoida. Tärkeimmät eli kriittiset tavoitteet on pakko saavuttaa ja niihin liittyvät tehtävät on siten pakko tehdä. Prioriteetiltään kriittisiä tavoitteita ei saa olla kovin montaa, ainoastaan sen verran, että ne pysyvät jokainen luotettavasti ulkomuistissa. Alhaisemmalla prioriteetilla oleviin tavoitteisiin liittyviä tehtäviä voi jättää myöhemmäksi tai jopa kokonaan pois jos aikataulun muutokset niin edellyttävät. Ilman tehtävien priorisointia muutosten tekeminen aikatauluun sotkee asiat ja tuo aikasyöpöt jälleen esiin. Kun tavoitteet on priorisoitu tulee muutosten hallinta helpommaksi.
Riskienhallintaa voi hyödyntää tilannearvioinnissa jossa pitää tehdä yrityksen toiminnan kannalta merkittäviä aikataulumuutoksia. Määritetään kullekin tavoitteelle riski sen toteutumattomuudesta eli kuvataan mitä tapahtuu jos tavoitetta ei saavuteta. Seuraavaksi arvioidaan se mitä korjaavia toimenpiteitä on tehtävissä jos riski toteutuu. Sitten vielä arvioidaan kunkin riskin toteutumisen todennäköisyys. Riskien todennäköisyyksien tiedostaminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta. Riskienhallinta mahdollistaa toiminnan jatkuvuuden paremmin myös sellaisissa tilanteissa joissa aikasyöpöt ovat ahmineet käytettävissä olevan ajan jonkin liiketoimintaa edistävän tehtävän tieltä.
Varsinainen aikataulutustyö on suoraviivainen prosessi jonka vaiheet ovat: projektin tai hankkeen osittaminen, tehtävien luettelointi, tehtävien riippuvuuksien selvittäminen, kestoaikojen ja työmäärien arviointi, ajoittaminen kalenteriin sekä muutostenhallinta. Formaalit aikatauluttamistyökalut helpottavat aikatauluttamista. Tunnetuimmat menetelmät ovat Gantt-kaavio, PERT-kaavio, CPM eli kriittisen polun menetelmä.
Aikatauluttamisessa on myös syytä huomioida, ettei määrittelee tehtäviä liian pelkistettyinä, jolloin niistä ei juurikaan selviä tehtävien välisiä suhteita. Tällöin on vaikeata arvioida tehtävien kokonaiskestoa, koska silloin ei oikein ole käsitystä missä järjestyksessä tehtävät tulisi suorittaa. Tehtäviin tarvittavat resurssit on niin ikään otettava huomioon aikataulutuksessa. Jos resursseja ei ole huomioitu, ei aikataulutus pidä paikkaansa. Aikataulussa pysyminen edellyttää myös varmuusmarginaalien huomioimista. Kuhunkin tehtävään määritellään ylimääräinen aikaresurssi joka määrittelee takarajat milloin viimeistään kukin tehtävä on aloitettava ja valmistuttava. Aikataulu ei yleensä ole muuttumaton, vaan esimerkiksi resurssien puuttumisesta tai tehtävien välisistä vääristä suhteista johtuvista ylläpitomuutoksista on huolehdittava. Aikataulun muutostenhallinta on jatkuva toiminto ja sillä taataan mahdollisimman onnistunut tavoitteihin pääseminen.
Ennalta arvaamattomia tapahtumia tulee väistämättä eikä niitä pysty estämään. Koska niihin ei voi vaikuttaa, niiden avulla ei voi aikataulua parantaa. Varmuusmarginaalien olemassaolo toimii jonkin verran näiden ennalta arvaamattomien tapahtumien iskunvaimentajana. Tietojärjestelmien erilaiset ongelmat kuuluvat tällaisiin ennakoimattomiin tapahtumiin. Ne voivat kuluttaa aikaa jopa yhden työpäivän viikosta. Yrityksen tietojärjestelmien ajantasaisuus minimoi kuitenkin nämäkin ongelmat.
Kokonaisvaltainen aikatauluttaminen on yrittäjän väline aikasyöppöjen minimoimiseksi. Asianmukaisesti toteutettuna se luo yrityksen toimintaan täsmällisyyttä ja poistaa todelliset aikasyöpöt. Täydellistä maailmaa ei edelleenkään ole olemassa mutta täydellisyyteen pyrkiminen asioiden aikatauluttamisessa on tärkeiden askeleiden ottamista kohti tehokkaampaa ajankäyttöä.
Aikataulujen aikasyöppöjä on monenlaisia:
- Nyhjääminen jonkun kivalta tuntuvan homman kanssa joka ei edesauta liiketoimia.
- Huonosti suunnitellut ja tavoitteettomat palaverit.
- Tarpeettomat toimenpiteet.
- Puutteellinen tehtävien määrittely.
- Epämääräiset tavoitteet.
- Epärealistiset tavoitteet suhteessa resursseihin.
- Alhaisen prioriteetin tehtävät.
- Aikataulujen varmuusmarginaalien puuttuminen.
- Sidosryhmien luomat aikataulupaineet.
- Liiallinen töiden haaliminen, delegoinnin puute.
- Aikataulun suunnittelemattomuus tai vajavainen suunnittelu.
- Asioiden vetkuttelu ja odottelu.
- Tietojärjestelmien viat ja ongelmat.
Aikatauluttaminen vaatii viitseliäisyyttä ja jämptiä suunnitelmallisuutta. On pitkän tähtäimen tavoitteet, seuraavan viikon tavoitteet, huomisen päivän tavoitteet ja kaikkien projektien aikarajat. Kaikkien aikataulutettujen tehtävien pitää johtaa määritettyihin tavoitteisiin. Jos tehtävän suorittaminen ei tue jotakin tavoitetta, se on turha ja sitä ei tarvitse suorittaa. Muutostenhallintaa eli aikataulujen ylläpitoa ei saa unohtaa vaikka sekin osaltaan syö aikaa.
Priorisointi auttaa osaltaan myös aikasyöppöjen haltuun ottamisessa. Tavoitteet olisi asiallista priorisoida. Tärkeimmät eli kriittiset tavoitteet on pakko saavuttaa ja niihin liittyvät tehtävät on siten pakko tehdä. Prioriteetiltään kriittisiä tavoitteita ei saa olla kovin montaa, ainoastaan sen verran, että ne pysyvät jokainen luotettavasti ulkomuistissa. Alhaisemmalla prioriteetilla oleviin tavoitteisiin liittyviä tehtäviä voi jättää myöhemmäksi tai jopa kokonaan pois jos aikataulun muutokset niin edellyttävät. Ilman tehtävien priorisointia muutosten tekeminen aikatauluun sotkee asiat ja tuo aikasyöpöt jälleen esiin. Kun tavoitteet on priorisoitu tulee muutosten hallinta helpommaksi.
Riskienhallintaa voi hyödyntää tilannearvioinnissa jossa pitää tehdä yrityksen toiminnan kannalta merkittäviä aikataulumuutoksia. Määritetään kullekin tavoitteelle riski sen toteutumattomuudesta eli kuvataan mitä tapahtuu jos tavoitetta ei saavuteta. Seuraavaksi arvioidaan se mitä korjaavia toimenpiteitä on tehtävissä jos riski toteutuu. Sitten vielä arvioidaan kunkin riskin toteutumisen todennäköisyys. Riskien todennäköisyyksien tiedostaminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta. Riskienhallinta mahdollistaa toiminnan jatkuvuuden paremmin myös sellaisissa tilanteissa joissa aikasyöpöt ovat ahmineet käytettävissä olevan ajan jonkin liiketoimintaa edistävän tehtävän tieltä.
Varsinainen aikataulutustyö on suoraviivainen prosessi jonka vaiheet ovat: projektin tai hankkeen osittaminen, tehtävien luettelointi, tehtävien riippuvuuksien selvittäminen, kestoaikojen ja työmäärien arviointi, ajoittaminen kalenteriin sekä muutostenhallinta. Formaalit aikatauluttamistyökalut helpottavat aikatauluttamista. Tunnetuimmat menetelmät ovat Gantt-kaavio, PERT-kaavio, CPM eli kriittisen polun menetelmä.
Aikatauluttamisessa on myös syytä huomioida, ettei määrittelee tehtäviä liian pelkistettyinä, jolloin niistä ei juurikaan selviä tehtävien välisiä suhteita. Tällöin on vaikeata arvioida tehtävien kokonaiskestoa, koska silloin ei oikein ole käsitystä missä järjestyksessä tehtävät tulisi suorittaa. Tehtäviin tarvittavat resurssit on niin ikään otettava huomioon aikataulutuksessa. Jos resursseja ei ole huomioitu, ei aikataulutus pidä paikkaansa. Aikataulussa pysyminen edellyttää myös varmuusmarginaalien huomioimista. Kuhunkin tehtävään määritellään ylimääräinen aikaresurssi joka määrittelee takarajat milloin viimeistään kukin tehtävä on aloitettava ja valmistuttava. Aikataulu ei yleensä ole muuttumaton, vaan esimerkiksi resurssien puuttumisesta tai tehtävien välisistä vääristä suhteista johtuvista ylläpitomuutoksista on huolehdittava. Aikataulun muutostenhallinta on jatkuva toiminto ja sillä taataan mahdollisimman onnistunut tavoitteihin pääseminen.
Ennalta arvaamattomia tapahtumia tulee väistämättä eikä niitä pysty estämään. Koska niihin ei voi vaikuttaa, niiden avulla ei voi aikataulua parantaa. Varmuusmarginaalien olemassaolo toimii jonkin verran näiden ennalta arvaamattomien tapahtumien iskunvaimentajana. Tietojärjestelmien erilaiset ongelmat kuuluvat tällaisiin ennakoimattomiin tapahtumiin. Ne voivat kuluttaa aikaa jopa yhden työpäivän viikosta. Yrityksen tietojärjestelmien ajantasaisuus minimoi kuitenkin nämäkin ongelmat.
Kokonaisvaltainen aikatauluttaminen on yrittäjän väline aikasyöppöjen minimoimiseksi. Asianmukaisesti toteutettuna se luo yrityksen toimintaan täsmällisyyttä ja poistaa todelliset aikasyöpöt. Täydellistä maailmaa ei edelleenkään ole olemassa mutta täydellisyyteen pyrkiminen asioiden aikatauluttamisessa on tärkeiden askeleiden ottamista kohti tehokkaampaa ajankäyttöä.
Kommentit
Lähetä kommentti